Автоматизация документооборота

Автоматизация работы с бумажным документооборотом позволит:

• Автоматизировать контроль возврата документов от контрагентов;
• Находить скан-копию любой бумаги за несколько секунд при сверках с контрагентами;
• Распознавать входящие документы (реквизиты, номенклатуру) и автоматически добавлять их в 1С.

Автоматизация общей работы над договорами, процессов их утверждения и контроля над исполнением обязательств — это важная задача, решаемая посредством внедрения эффективных технологий управления данными:

• Использование единой базы данных и возможность создания стандартных документов по существующим шаблонам.
• Система электронного документооборота способна самостоятельно отправлять создаваемые проекты договоров на согласование, причём, направление и схема этого согласования могут быть разными, в соответствии с конкретными параметрами.
• Руководители получают возможность наглядно оценивать результативность работы подчинённых при согласовании документации.
• В процессе правки проекта договора система сохраняет истории всех корректировок и предшествующие версии.
• По завершении регистрации проекта договора сотрудники получают возможность удобного контроля над исполнением обязательств сторон.

Позволит:

• Создавать информационные справочники о работниках (в том числе базу телефонных номеров, статус присутствия и отсутствия на работе, дни рождении и т.д.);
• Распространять нужную информацию о событиях в жизни предприятия;
• Создать возможности для неформального обсуждения вопросов и обмена опытом;
• Организовать рабочие пространства для разных групп пользователей;
• Сформировать базу знаний;
• Открыть сотрудникам доступ к регламентной документации;
• Обеспечить подачу заявок от работников (канцтовары, HelpDesk и т. д.)

Организация управления сотрудниками по целям (постановка задач) позволит:

• исключить потерю поручений;
• повысить удобство взаимодействия между сотрудниками;
• учитывать и контролировать рабочее время сотрудников;
• повысить исполнительскую дисциплину сотрудников;
• запускать любые бизнес-процессы автоматически по расписанию.

Внедрение к компании управления по целям повышает управляемость до нескольких раз.

Организация электронного хранения документации позволит:

• Быстро (менее 15 сек) находить копию любого документа;
• Сокращение затрат на аренду площадей под архив – бумаги теперь не обязательно держать под рукой;
• Освобождение времеми сотрудников от работы с бумажным архивом.

Взаимообмен юридически значимыми документами, в том числе счетами-фактурами и проч., непосредственно из программы 1С, без каких-либо дополнительных средств, через одного из операторов электронного документооборота обеспечивает:

• Снижение сроков обмена документами с контрагентами на 75%.
• Уменьшение за счёт автоматизации числа ошибок, вызванных человеческим фактором.
• Минимизацию расходов на документооборот (оплата труда, расходных материалов, место хранения и т. д.), так как вся документация создаётся и отправляется в электронной форме (сокращение затрат компании – на 2%).
• Экономию времени на ввод входящих документов в систему.